+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Профессиональные навыки секретаря

Содержание

Резюме, с которым я устроился на работу!

Профессиональные навыки секретаря

Вы можете использовать этот пример, чтобы составить резюме секретаря всего за несколько минут. Заполните свои данные и загружайте, печатайте или отправляйте ваше резюме прямо сейчас!

Секретарь

Занятость: Полная

График работы: Полный день

Готовность к командировкам: нет

Желаемая зарплата: 75 000 руб.

Телефон: +7 (945) 000-00-30

Электронная почта: [email protected]

Гражданство: Российская Федерация

Место проживания: г. Москва

Переезд: Невозможен

Образование: Высшее

Дата рождения: 17 февраля 1993 (25 лет)

Пол: Женский

Семейное положение: Не замужем

Период работы: март 2016 – настоящее время (3 года)

Должность: Секретарь

Организация: ООО «ОптТорг», г. Москва

Должностные обязанности и достижения:

Обязанности:

  • прием/регистрация документов;
  • прием и распределение звонков;
  • организация и контроль ведения документооборота;
  • организация совещаний, внешних и внутренних встреч;
  • ведение протоколов совещания;
  • написание, проверка и регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
  • взаимодействие с курьерской службой;
  • поддержание в безупречном порядке бумажного и электронного архивов;
  • выполнение других поручений непосредственного руководителя.

Достижения:

  • разработала и внедрила собственную систему работы с документами, что повысило скорость работы отдела;
  • успешно организовала и запротоколировала около 20 совещаний;
  • сварила более трехсот чашек замечательного кофе;
  • не однократно получала поощрение от руководителя.

Учебное заведение: Московский финансово-промышленный университет «Синергия», г. Москва

Год окончания: 2015 (4 года назад)

Факультет: Экономика и бухгалтерский учет

Специальность: Бухгалтер

Форма обучения: Очная

Название курса: Секретарь руководителя

Учебное заведение: Центр повышения квалификации

Дата окончания: 2016 (3 года назад)

Продолжительность: 3 дня

Название курса: Делопроизводство и секретарское дело с использованием компьютера

Учебное заведение: Центр повышения квалификации

Дата окончания: 2017 (2 года назад)

Продолжительность: 2 месяца

Иностранные языки: Английский (разговорный)

Компьютерные навыки: Печать, сканирование, копирование документов, Интернет, Электронная почта, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Power Point

Наличие водительских прав (категории): B

Рекомендации:

Васюков Константин Петрович (ООО “ОптТорг”, г. Москва, руководитель) +7 (945) 000-00-19

Ваши занятия в свободное время:

Занимаюсь йогой, люблю готовить, посещаю бассейн

Личные качества:

Презентабельный внешний вид, организованность, пунктуальность, дипломатичность, интеллигентность, аккуратность

С этим примером люди устроились на работу в крупнейшие компании Последние составленные резюме

  • ирина, 24 года – специалист по кадрам
  • игорь, 25 лет – администратор
  • вячеслав, 25 лет – электромонтер по обслуживанию подстанций службы подстанций 30 минут назад, Новосибирск
  • ольга, 31 год – экономист
  • кристина, 37 лет – контролёр сборочно монтажных и ремонтных работ 35 минут назад, г. Москва
  • елизавета, 22 года – администратор/ менеджер по работе с клиентами
  • ольга, 34 года – главная медицинская сестра
  • геннадий, 57 лет – главный специалист по экономической безопасности
  • виктория, 30 лет – главный ветеринарный врач
  • сергей, 17 лет – системный администратор 1 час назад, Острогожский район

Секретарь — самая востребованная и распространенная профессия с давних времен.

Должностные обязанности этого сотрудника включают в себя работу с документацией, планирование, своевременное изменение рабочего дня и помощь в организационных вопросах руководителю.

Именно секретарь отвечает на звонки, формирует план командировок и мероприятий, осуществляет контроль за выполнением распоряжений и приказов офисными работниками, принимает гостей.

Пример резюме секретаря — помощника руководителя

Существует несколько правил, которых нужно придерживаться при составлении резюме. Специалисты нашего сервиса создали образец резюме секретаря:

  • Ф.И.О. претендента, контактная информация, желаемая должность, заработная плата и график работы (согласен ли секретарь на командировки и ненормированный рабочий день).
  • Персональная информация о соискателе, включающая в себя пол, гражданство, семейное положение, число детей и место жительства.
  • Опыт работы описывается подробно, с указанием полного названия организации, занимаемой должности и периода работы с точностью до месяца. Начинать лучше с последнего работодателя, следуя по порядку к первому. Если мест работы слишком много, можно указать 5—7.

Должностные обязанности, которые соискатель вакансии выполнял на прошлых работах. Пример обязанностей секретаря-референта:

  • ответы на телефонные звонки в офисе;
  • прием посетителей;
  • приглашение сотрудников по требованию руководителя;
  • приготовление чая, кофе, легких закусок;
  • заказ необходимых канцелярских товаров в офис;
  • организация рабочего дня начальника, деловых встреч и совещаний;
  • выполнение требований руководителя по вопросам, касающимся компетенции секретаря;
  • бронирование билетов и номеров в гостиницах при командировках руководителя;
  • регистрация почты;
  • подготовка проектов приказов и распоряжений начальства;
  • работа с текущей документацией.

При составлении резюме будет большим плюсом указание достижений на предыдущих местах работы. Например, владение техникой быстрой печати, снижение расходов на канцтовары на столько-то процентов за счет внедрения компьютерных технологий и т. д.

Наличие образования: полное наименование учебного заведения, даты начала и окончания учебы и название полученной специальности.

Дополнительные сведения о претенденте на должность: сертификаты и другие документы, подтверждающие прохождение курсов и семинаров по повышению квалификации с указанием их даты.

Далее нужно указать личные качества, которые позволяют вам максимально эффективно справляться с возложенными на него функциями:

  • стрессоустойчивость,
  • коммуникабельность,
  • организованность,
  • пунктуальность,
  • грамотная устная и письменная речь,
  • здоровый перфекционизм,
  • умение слушать,
  • стремление к карьерному росту.

Рекомендуется в резюме вставлять свою качественную фотографию, сделанную в деловом стиле. Вакансия помощника руководителя предполагает общение с клиентами и заказчиками, поэтому внешность является важным критерием при выборе сотрудника на это место.

Ключевые навыки и умения для резюме секретаря

Круг трудовых обязанностей секретаря часто включает в себя навыки и умения специалистов других профессий (помощник руководителя и офис-менеджер). Приведем самые востребованные навыки при приеме на работу такого универсального подчиненного:

  • знание иностранных языков;
  • переводы документации на иностранные языки;
  • делопроизводство, переписка с контрагентами;
  • пользование бытовой техникой (кофе-машиной, микроволновой печью и т. д.);
  • стенографирование и подготовка переговоров, совещаний;
  • работа во всех приложениях Microsoft Office;
  • контроль трудовой дисциплины офисных работников;
  • сбор заявок для формирования единой и закупка канцелярских товаров;
  • бронирование отелей, заказ билетов в деловые поездки руководителю, оформление виз;
  • опыт сбора и обработки информации;
  • отправка и получение электронной почты;
  • ответы на письма, регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
  • оформление подписки на газеты, журналы и т. д.

На нашем сайте можно найти готовые шаблоны резюме, целью которых является предложение посетителям ресурса качественного результата. В итоге человек экономит свое время и получает бланк, разработанный профессионалами. Достаточно просто найти нужный, заполнить его и скачать на ПК или любой гаджет.

Источник: https://SimpleDoc.ru/resume/examples/sekretar/

Образец резюме секретаря-референта, готовые примеры резюме на Superjob 2020

Профессиональные навыки секретаря

Секретарь — правая рука руководителя. Опытные секретари со знанием иностранного языка получают достойные зарплаты. Подскажем, как секретарю правильно описать свой опыт работы и обязанности в резюме, чтобы устроиться на хорошую работу в крупную компанию и вырасти до должности руководителя секретариата.

Добавьте цифр, чтобы дополнить описание поля «Обязанности и достижения», — так работодатель сможет оценить, какой объем работ вы готовы выполнять:— Анализировала ежедневные задачи, стоящие перед руководителем, составляла расписание с учетом времени на каждую встречу (до 7 встреч в день).

— Спланировала и организовала около 200 деловых и 100 частных поездок руководителя (личная авиация, авиа- и ж/д билеты, визовая поддержка, страховки, трансфер, отели, рестораны, составление детальной программы визита).— Принимала и распределяла более 250 входящих звонков в день с помощью офисной АТС.

— Обрабатывала заказы от клиентов — более 100 входящих звонков в день, 20 исходящих звонков.— Еженедельно организовывала 20 встреч и 5 собраний для сотрудников офиса.— Организовывала 2 раза в месяц снабжение офиса канцтоварами, водой и другими продуктами. Провела анализ факторов, влияющий на расход, и разработала алгоритм, позволяющий учитывать это при планировании.

— Разработала 3 должностные инструкции, что привело к увеличению эффективности работы секретариата в 1,5 раза. Смотрите, какие знания и навыки работодатель ищет в резюме секретаря чаще всего. Дополните свое резюме, чтобы претендовать на вакансии в крупных стабильных компаниях.— Английский — свободное владение.— Знание делового этикета.

— Отличное знание MS Office, Google Docs, CRM-систем, Photoshop, InDesign и навыки дизайна.— Уметь вести переговоры и общаться с первыми лицами.— Опыт работы в режиме многозадачности, готовность к переработкам и работе в выходные.

— Умение расставлять приоритеты, оперативность в работе.

Образец резюме

Если после прочтения статьи у вас всё ещё остались вопросы по составлению резюме, предлагаем просмотреть примеры заполнения

27 лет (родилась 10 октября 1992), высшее образование, не состоит в браке, детей нет

Полная занятость, готова к командировкам

45 000 руб.

Опыт работы 5 лет и 9 месяцев

    • Февраль 2016 – работает сейчас

    ОАО “Промышленный дизайн”, МоскваКомпания по предоставлению дизайнерских услуг, более 100 сотрудников, 50 000 клиентов- За время работы спланировала и организовала не менее 200 деловых и 100 частных поездок руководителя (личная авиация, авиа и ж/д билеты, визовая поддержка, страховки, трансфер, отели, рестораны, составление детальной программы визита и т.д.) – Еженедельно организовываю 20 встреч и 5 собраний руководству компании – Анализирую ежедневные задачи, стоящие перед руководителем, составляю расписание с учетом времени на каждую встречу (до 7 встреч в день) – Ежемесячно подготавливаю для руководителя более 10 отчетов различной тематики и уровня сложности в программе 1C и Excel – Во время участия в переговорах вела синхронный перевод с английского на русский и обратно, за что имею благодарности от зарубежных коллег.- Выполняю задание руководителя раньше срока на 5 дней. – Разработала 3 должностные инструкции для сотрудников компании, что привело к увеличению эффективности работы на участке в 1,5 раза. – Способствую поддержанию позитивного имиджа фирмы путём эффективного делового взаимодействия с клиентами и партнёрами компании. – Путем исследования рынка коммерческой недвижимости выбрала самый оптимальный вариант, что помогло нам сэкономить на стоимости аренды офиса до 350 тыс. рублей в год.

    • Сентябрь 2014 – январь 2016

    ООО “Мебельная компания”, МоскваМагазин мебели для дома и офиса площадью более 500 кв. м., с количеством сотрудников 150 человек, 45 000 наименований товара- Принимала и распределяла более 150 входящих звонков в день с помощью офисной АТС. – Всегда вовремя подготавливала договоры и акты выполненных работ, своевременно вносила более 3500 в месяц заявок в базу. – Организовывала 2 раза в месяц снабжение офиса канцтоварами, водой и другими продуктами.- Организовала бесперебойное снабжение офиса канцтоварами, водой и другими продуктами. Для этого провела всесторонний анализ факторов, влияющий на расход, и разработала алгоритм, позволяющий учитывать их при планировании. Результатом стало стабильное обеспечение жизнедеятельности офиса всем необходимым без дефицита и излишних запасов.

  • Факультет: Менеджмент организации

Профессиональные навыки:

– Английский – свободное владение- Знание делового этикета- Отличное знание MS Office, Google Docs, CRM системы, Photoshop, InDesign и навыки дизайна- Уметь вести переговоры и общаться с первыми лицами- Опыт работы в режиме многозадачности, готовность к переработкам и работе в выходные- Умение расставлять приоритеты, оперативность в работе

Дополнительные сведения:

Энергичность и стрессоустойчивость помогают мне работать в режиме многозадачности и дефицита времени

  • Английский язык — cвободное владение

Источник: https://www.SuperJob.ru/pro/5298/

Резюме секретаря | Образец на должность референт [8+ Бланков]

Профессиональные навыки секретаря

Отличительная черта этой востребованной профессии – возможное отсутствие профильного образования, поэтому кандидатов на трудоустройство достаточно.

Общие рекомендации

Главной особенностью профессии секретаря является многофункциональность, также сотрудник должен иметь навык ведения документооборота и владеть оргтехникой, без которой не обходится ни один современный офис. Секретарь – универсальный специалист, способный одновременно отвечать на входящие звонки и работать с документами.

Во многих компаниях существует должность секретарь-делопроизводитель, и вся работа по регистрации, движению и хранению документов предприятия лежит на его плечах.

Помимо этого, секретарь должен организовывать работу с посетителями, распределять рабочее время руководителя и организовывать деловые встречи на разном уровне.

По большому счету, секретарь – это не только полноценный помощник начальника, но и лицо компании. Именно с ним происходит первое общение клиентов, поставщиков продукции и представителей контролирующих органов.

Соответственно, от внешнего вида сотрудника зависит первое впечатление о компании в целом.

Он должен быть всегда опрятным и аккуратно одетым, также идеально должно быть составлено резюме для устройства на работу секретаря, образец которого рассматривается в этой статье.

При его заполнении не допускаются неточности. Информация должна вноситься в лаконичной форме, без словарных излишеств и «водных» оборотов.

Как правильно описать опыт работы секретаря

Руководитель, занимающийся поиском секретаря, например на ресепшн, хочет видеть рядом с собой компетентного сотрудника, который станет ему универсальным помощником. Именно поэтом в первую очередь изучается раздел с указанием прошлого опыта работы, в частности:

  1. срок работы в должности;
  2. обязанности секретаря на прошлой работе;
  3. достижения секретаря (если имеются);
  4. название организации.

Наличие таких сведений существенно увеличивает шансы на успех при трудоустройстве.

Подбирая обязанности секретаря руководителя для резюме, важно вносить в форму только самые ключевые функции.

Мы хотим предостеречь соискателей от заведомо ложного преувеличения ваших заслуг, так как отсутствие практического опыта и профессионального навыка скрыть не получится.

Это может неблагоприятно сказаться на имидже соискателя, поэтому в анкете всегда указывайте реальные навыки и способности.

Пример одного из опытов работы

На секретаре, какие бы функции на него не были возложены, лежит огромная ответственность, поэтому он должен обладать многочисленными знаниями и умениями.

К заполнению пункта о функциональных обязанностях необходимо подойти взвешенно.

Соискатель должен донести до работодателя сведения о том, что он владеет умениями вести документацию и знает свои должностные обязанности, знаком с протоколом деловых встреч и заседаний.

При заполнении блока можно упомянуть об опыте организации и ведения переговоров с потенциальными клиентами.

Обязанности секретаря-референта для вашего резюме могут выглядеть следующим образом:

Обратите внимание на очень важный пункт данного раздела, в котором описываются достижения кандидата на вакансию секретаря. Не стоит им пренебрегать, особенно если соискателю есть чем похвастаться. Здесь важно отойти от шаблона и использовать не общие фразы, а сведения о конкретных успехах в работе, и желательно с цифрами.

Резюме специалиста без опыта

Несмотря на то, что опыт в работе секретаря имеет огромное значение, шанс на трудоустройство есть и у соискателей без опыта или с большим перерывом в стаже.

В такой ситуации важно проанализировать все имеющиеся навыки и указать те, которые хотя бы удаленно связаны с работой секретаря.

Если у вас был опыт подобной работы, пусть и без официального оформления, эту информацию также можно внести в анкету.

Увеличит шансы соискателя хорошее образование или такие личные качества, как коммуникабельность и способность быстро принимать решения.

Несмотря на то, что в большинстве высших учебных заведений не предусмотрено обучение по специальности секретарь, сведения об образовании являются не менее важными, чем практический опыт работы.

При заполнении этого раздела соискателю не надо ничего выдумывать – достаточно вспомнить год окончания учебного заведения, его название, факультет и специальность по диплому.

К работе могут быть допущены, как сотрудники, имеющие за плечами «вышку», так и те, кто получил средне-специальное образование, как в случае с нашим кандидатом.

Довольно часто секретарь не имеет профильного образования, и в этом случае шансы на трудоустройство будут выше у тех, кто прошел специальную подготовку на курсах, проводимых различными учебными центрами по всей территории России. Как правило, обучение делопроизводству занимает несколько недель, поэтому, если в вашем арсенале нет такого свидетельства, вы вполне можете успеть получить необходимый навык пока ищите работу.

Как презентовать навыки секретаря

Учитывая большое количество выполняемых функций, ключевые навыки секретаря для резюме должны быть соответствующими. Работодатель уделяет этому разделу анкеты особое внимание, поэтому заполнить его надо внимательно и максимально кратко.

Здесь кандидату предоставляется право действовать нешаблонно, так как в этом разделе допускается указание не только умений, необходимых секретарю-референту или секретарю-делопроизводителю, но и упоминание о наличии знаний, не имеющих никакого отношения к будущей работе.

Должность современного секретаря предполагает множество дополнительных обязанностей, для выполнения которых могут потребоваться специфические навыки. Чтобы ваша анкета соответствовала требованиям работодателя, перед заполнением этого блока внимательно ознакомьтесь с должностными обязанностями и на основании полученной информации скорректируйте свои умения.

Помните, что перечисление навыков должно происходить с учетом приоритета.

При заполнении резюме пример секретаря делопроизводителя, на первом месте располагайте ключевые знания, а в самом конце косвенные и дополнительные. Ознакомившись и информацией, работодатель должен правильно оценить ваши компетенции. Ключевые навыки в резюме секретаря могут выглядеть следующим образом:

Что писать в блоке «О себе»

Главной ошибкой многих соискателей является плохое качество заполнения раздела с личной информацией. Первым делом многие пытаются скачать бланк готового резюме и буквально скопировать пункты раздела «О себе».

Вы должны понимать, что при заполнении резюме соискателя на должность секретаря важно правильно заполнить абсолютно все разделы, не делая исключений.

Говорить о себе много не надо – достаточно рассказать об особенностях характера и чертах, присущих профессиональному секретарю.

Не стоит говорить о любви к детям, о своих пристрастиях и хобби, так как на этапе изучения анкеты соискателя работодателю это абсолютно не важно. Помните, что за день работодатель может просмотреть массу документов, поэтому на этом этапе важно донести информацию о себе в сжатой форме.

Если директор захочет узнать о ваших пристрастиях и личной жизни, он сам задаст этот вопрос на собеседовании, но, чтобы получить приглашение на него, вы должны создать уникальный документ, который будет выгодно отличаться от конкурентов.

Серьёзной ошибкой при заполнении резюме является неполное заполнение раздела с контактными данными. На ум сразу приходит номер мобильного телефона и адрес электронной почты.

Не стоит забывать, что мы живем в век компьютерных технологий и интернета, поэтому стоит вспомнить о наличие аккаунтов в соцсетях – возможно ваш будущий начальник тоже использует для общения одноклассники, группу ВКонтакте или Фейсбук.

Для достижения главной цели, а на первом этапе трудоустройства это получение приглашения на собеседование, необходимо указать максимально подробно полный список доступных контактов.

Долгожданное сообщение с большой долей вероятности может прийти на Skype, ваш Viber или WhatsApp.

Однако, указав все эти каналы, не забывайте о том, что их придется регулярно проверять, чтобы не пропустить приглашение на работу.

Заключение

Работая над созданием резюме, помните, что вашей главной задачей является создание уникального документа, который будет максимально соответствовать требованиям вакансии. Поэтому при составлении документа мы рекомендуем еще раз внимательно перечитать условия работодателя и отразить в документе только актуальную информацию.  

Мы уже сказали в начале повествования о том, как должен выглядеть секретарь – лицо компании или организации.

Внешность в данном случае может сыграть главную роль, ведь не секрет, что многие руководители – обеспеченные мужчины, и они подсознательно хотят видеть рядом с собой опрятную и ухоженную секретаршу.

Идеально выглядеть должны и секретари мужчины, в последнее время эта профессия среди представителей сильного пола пользуется большой популярностью.

Много споров идет относительно того, нужно ли к резюме секретаря образец которого мы разобрали в данной статье, прикладывать фотографию.

Работодатели хотят видеть не только сухие фразы, но и визуально представлять, с кем им придется работать. Поэтому если вы хотите увеличить свои шансы на трудоустройство, начните с визуального знакомства посредством фотографии.

Но стоит помнить, что фото должно быть качественным и отвечать нормам делового этикета.

При заполнении резюме помните также о грамматических ошибках, наличие которых может испортить вашу репутацию.  

После того как вся информация, внесенная в резюме, будет проверена, вы можете скачать готовый шаблон в формате PDF и использовать его для рассылки по электронной почте. Также специалисты рекомендуют брать один экземпляр с собой на собеседование.   

Источник: https://MyResume.ru/examples/sekretar/

Профессия секретарь: описание, зарплата, требования, особенности специальности

Профессиональные навыки секретаря

Современный офис или приемную солидной компании сложно представить без секретаря. Этот специалист выполняет действия, поддерживающие стабильную работу организации.

Во многих смыслах он становится связующим звеном между отделами предприятия, его работниками и их партнерами, внутренними и внешними службами. Чтобы получить такую должность не обязательно иметь высшее или среднее специальное образование.

При этом в случае качественного выполнения обязанностей секретарь способен высоко подняться по карьерной лестнице.

Профессия секретарь

Первые упоминания о секретарях, как о представителях отдельной профессии, относят ко временам Древнего Рима. Историки четко воспроизводят описание таких работников, востребованных у патрициев, высокородных плебеев и просто богатых граждан страны.

Это были мужчины (вольноотпущенники, рабы или свободные) с хорошим образованием, которые вели дела своих хозяев, давали им советы, хранили их тайны.

Уже тогда такие работники занимались делопроизводством, нередко отвечали за корреспонденцию и даже финансы нанимателя.

Специфика профессии

В течение двух тысяч лет работа в этой должности была привилегией мужчин. В двадцатом веке все изменилось. Теперь секретариат на 95% состоит из женщин, что объясняется спецификой направления.

Особенности профессии:

  • повышенные требования к личным качествам сотрудника — он должен быть доброжелательным и позитивным, но при этом внимательным, ответственным и аккуратным;
  • отличные организаторские способности — от качества работы сотрудника во многом зависит функциональность целой компании или отдельных представителей фирмы. По статистике, у женщин лучше получается налаживать бесперебойную работу офиса;
  • необходимость работать в режиме многозадачности — мужчины не способны выполнять несколько дел одновременно или удерживать в памяти целую цепочку из заданий или задач;
  • умение планировать рабочее время — девушки чаще опаздывают на встречи в повседневной жизни, но на работе они лучше мужчин соблюдают дисциплину;
  • наличие обязанностей, выполнение которых мужчинам доставляет дискомфорт — секретари иногда должны поддерживать чистоту на рабочем месте (своем и руководителя), готовить и подавать кофе, выполнять личные поручения работодателя.

Секретарь – это административный офисный работник, имеющий широкий функционал от помощи руководителю до обеспечения жизнедеятельности офиса.Еще нужно помнить, что такой работник — это лицо компании. По статистике, с женщинами новые клиенты, просители, заказчики и просто посетители легче идут на контакт, чем с мужчинами.

Важные личные качества

Представителю профессии на рабочем месте приходится много общаться, поэтому он должен быть коммуникабельным, обладать культурой речи. Желательно, чтобы у него не было речевых дефектов или особенностей произношения.

Сотрудник в приемной должен выглядеть аккуратно и презентабельно.

Также в перечне качеств, которые работодатели хотели бы видеть у такого работника: честность, пунктуальность, ответственность, обучаемость, отсутствие вредных привычек.

Профессиональные знания

Современный секретарь обязательно должен отлично владеть компьютером и оргтехникой, знать основные виды ПО, которые пригодятся ему в работе.

Если сотрудник будет выполнять обязанности делопроизводителя, он должен знать, как правильно оформлять и регистрировать документы, вести внутреннюю отчетность.

В перечень знаний и умений входят: прием звонков по телефону и их переадресация, навыки быстрого поиска информации, получения и отправки корреспонденции. Все чаще в перечень базовых требований включают наличие высшего образования по любому профилю, владение хотя бы одним иностранным языком.

Виды секретарей

Самыми востребованными на рынке труда являются универсальные секретари, обладающие полным набором нужных профессиональных навыков. Они способны работать в любой компании, независимо от вида ее деятельности и предлагаемой должности. Таких сотрудников обычно приглашают в государственные учреждения, крупные холдинги или филиалы международных фирм.

Вообще, по неофициальной классификации существуют такие виды секретарей:

  • ресепшионист — встречает посетителей, отвечает за прием телефонных звонков и их распределение, может выполнять дополнительные мелкие поручения и осуществлять исходящие звонки. Для получения должности не требуется наличие диплома ВУЗа или профессионального училища. Нередко к соискателям выдвигаются строгие требования относительно внешности;
  • референт — занимается делопроизводством, контролирует работу сотрудников отдела или офиса, координирует действия курьеров, отвечает за использование оргтехники, следит за ее исправностью. Готовит документы, необходимые руководителю или сотрудникам к переговорам, ведет отчеты. Ответственная должность, для получения которой требуется наличие определенных навыков. Обычно на нее принимают выпускников профильных учебных центров, ВУЗов;
  • ассистент или помощник руководителя — перечень обязанностей в каждом случае согласовывается в индивидуальном порядке. Нередко секретарю достаточно иметь навыки работы с компьютером и уметь готовить кофе. Но все чаще личный секретарь — это человек с высшим образованием и глубокими познаниями в сфере деятельности компании;
  • технический секретарь — специфическая и не очень распространенная должность. Такой сотрудник должен быстро и без ошибок печатать (десятипальцевый «слепой» метод, не менее 150 знаков в минуту), уметь работать с оргтехникой, отвечать на телефонные звонки. Он редко выполняет творческие задания и дополнительные действия, практически все время посвящая работе с документами;
  • переводчик — обязательно отличное знание иностранного языка по запросу работодателя. Уровень владения им должен быть достаточным для ведения переговоров, поиска информации, ведения переписки, работы с документами. Нередко отличных показателей на собеседовании для трудоустройства оказывается недостаточно, требуется диплом или сертификат. При этом сотрудник должен обладать навыками секретаря;
  • офис-менеджер — исполнитель, который полностью координирует работу офиса. Он отвечает за доставку воды, заказ и распределение канцелярских принадлежностей, бронирование билетов и гостиниц, вызов такси. За ним закрепляется взаимодействие с внешними службами, ведение деловой переписки, прием и отправка почты. Под его контролем находятся все административно-хозяйственные вопросы подотчетного подразделения.

В отдельную группу выделяется судебный секретарь. Он работает в суде, закрепляясь за одним из судей. Сотрудник ведет протоколы судебных заседаний, отмечает явку участников процессов, рассылает повестки, печатает судебные акты, обрабатывает почту, выполняет распоряжения руководителя.

Чтобы работать секретарем, в большинстве случаев не нужно иметь высшее образование, достаточно закончить профильные курсы. Многие работодатели предлагают обучение на месте.

Плюсы и минусы профессии

Секретарь — профессия, которая в большинстве сфер деятельности становится отличным стартом карьеры. Работа на должности позволяет сотруднику изучить особенности того или иного вида бизнеса, понять специфику взаимодействия работников государственных структур.

У направления, помимо этого, еще масса преимуществ:

Минусов у профессии нет, есть лишь ряд особенностей, которые надо учесть. Во-первых, такие сотрудники меньше востребованы на периферии, поэтому устроиться проще в большом городе. Во-вторых, их работа нередко связана со стрессом.

На них могут срываться сотрудники или руководитель. Причем, не только за ошибки, но и просто так. Еще секретарю сложно добиться карьерного роста в небольшой компании. В таких организациях он обычно выполняет однотипную рутинную работу.

Образец должностной инструкции Образец инструкции (стр. 2) Образец инструкции (стр. 3)

Образование секретаря

Чтобы работать секретарем, достаточно иметь навыки владения компьютером, нужные личные качества и желание. Многие компании с удовольствием принимают молодежь без опыта работы, считая, что новичка проще научить, чем переучить. Всего за 1-2 года практики сотрудники набирают достаточно опыта для дальнейшего развития.

Где учиться

Если изначально хочется попасть в солидную компанию, стоит позаботиться об образовании. Это могут быть курсы секретарей, профессиональное училище или ВУЗ. В действующем уже много лет учебном центре при МИДе РФ проводится подготовка секретарей. Там новички учатся работать на компьютере, осваивают основы делопроизводства, деловой этики и этикета, посещают занятия по английскому языку.

На выборе ВУЗа планы работать секретарем не должны сказываться. Только устраиваться рекомендуется сразу в компанию по интересующему профилю. Будущему маркетологу подойдет рекламное агентство, а финансисту — банк или инвестиционный фонд.

Карьера

Карьерные перспективы секретаря зависят от его целей, способностей, желания учиться. При благоприятном стечении обстоятельств за пару лет работы даже при отсутствии образования можно набрать опыт, позволяющий устроиться в солидную фирму.

Полезные, активные секретари нередко переходят на позиции помощников менеджеров, а затем и сами занимают эти должности. В крупных организациях секретарь может стать начальником секретариата. Нередки случаи, когда такие сотрудники оказываются настолько полезны в команде, что их ставят на руководящие должности даже без профильного образования.

Образец резюме Образец резюме (стр. 2)

Где работать секретарю

Секретари нужны практически во всех организациях со сложной структурой. Это может быть офис, агентство, государственное учреждение, финансовая организация. Практически каждый руководитель нуждается в секретаре или помощнике. Сегодня такие сотрудники набираются даже медицинскими центрами, крупными магазинами, шоурумами.

Зарплата секретаря

На старте карьеры секретари без опыта и специальных навыков получают от 15 тыс. рублей в регионах, от 20 тыс. рублей в крупных городах. В среднем зарплата сотрудника составляет 35-45 тыс. рублей. Помощники руководителей, переводчики, референты, начальники секретариата получают 60-80 тыс. рублей, но это не предел.

Россия
25000—65000 ₽

Москва
30000—65000 ₽

Профессия Секретарь-референт: пример (образец) резюме

Профессиональные навыки секретаря

Секретарь-референт – офисный сотрудник с широким спектром обязанностей, который, как правило, закреплен на одним из руководителей. Представители этой профессии призваны повысить эффективность деятельности своего начальника и рабочего процесса в целом.

Образец (пример) готового резюме Секретаря-референта

ФИО: Резюменаторов Резюменатор РезюменаторовичДата рождения: 00.00.0000Номер телефона: +0(000)0000000E-mail: info@resumenator.ruСемейное положение: не женат

Гражданство: Россия

Образование

20ХХ — 20ХХ – Харьковский гуманитарный университет «Народная украинская академия», факультет: референт-переводчик, специальность: перевод

Опыт профессиональной и трудовой деятельности

20ХХ – наст.вр. – «…», секретарь-референт
Должностные обязанности:

• прием и распределение телефонных звонков• работа с оргтехникой• организация деятельности офиса• учет и контроль оформления документации, идущей на подпись руководителю• составление деловых документов• перевод деловой документации, рекламных брошюр, технических характеристик• организация переговоров с клиентами компании• встреча VIP-гостей

• обеспечение приятной и комфортной рабочей атмосферы

20ХХ — 20ХХ – «…», секретарь-референт
Должностные обязанности:

• работа с текущей документацией• контроль рабочей дисциплины сотрудников• выполнение поручений руководителя• обеспечение офиса канцтоварами• заказ билетов и гостиниц• обеспечение бесперебойной работы офиса• получение и отправка документации по регионам• приём звонков, факсов и электронной почты• оформление командировок• составление приказов для руководителя и его заместителей, протоколов различных заседаний

• ведение переписки: внешней и внутренней

20ХХ – 20ХХ – «…», мерчандайзер
Должностные обязанности:

• выкладка товара на полках в магазинах• месячные отчёты о проделанной работе• стажировка работников на данную должность• контроль за оборудованием и рекламными материалами

• коммуникации с персоналом магазинов (управляющие, менеджеры, товароведы, продавцы)

>>  Профессия Начальник гаупвахты. Пример резюме

Знания и навыки

• языки: русский, украинский, английский – базовый• компьютерная грамотность: Word, Ехсе1, АСD Sее, Internet, Оutlооk Ехрress и т.д.

• набор текста со скоростью 305 зн./м – русская клавиатура, 263 зн/м – английская

***

Должностные обязанности Секретаря-референта

Особенности работы секретаря-референта во многом зависят от компании, в которой он занят, и от требования начальства. Тем не менее можно выделить обязанности, которые характеры практически для всех представителей данной профессии:

  • планирование рабочего дня (своего и начальника);
  • работа с документами;
  • организация приема посетителей;
  • прием телефонных звонков, писем на электронную почту, факсов;
  • организация деловых встреч;
  • составление докладов;
  • выполнение мелких поручений.

Секретарь – это доверенное лицо руководителя. Начальник должен быть уверен в квалификации и способностях своего помощника. Нередко успешные союзы секретаря-референта и руководителя длятся года и десятилетия.

Современная специфика деловой деятельности предполагает активное использование компьютерной техники и специального программного обеспечения. Референт обязан иметь отличные навыки работы с любой офисной техникой и необходимым софтом.

Плюсы-минусы

Среди основных преимуществ данной профессии можно выделить следующие:

  • высокая востребованность;
  • возможность получение хорошего делового опыта;
  • низкий порог входа (в некоторых случаях достаточно окончить специальные курсы).

Есть и недостатки:

  • часто ненормированный рабочий день;
  • постоянные эмоциональные нагрузки (давление со стороны начальства, работа с большим количеством людей и т.д.);
  • широкий список обязанностей;
  • ограниченные возможности карьерного роста.

Обучение. Карьера. Требования

Профессия секретаря в большинстве случаев не требует высшего специального образования. Позицию референта можно занять после окончания специальных курсов. Естественно, наличие диплома вуза по специальностям, связанным с бизнес-процессами или документооборотом, будет серьезным плюсом.

Карьерная лестница секретаря-референта не изобилует большим количеством ступеней. Как правило, квалифицированные работники сотрудничают долгие годы с одним начальником. Если секретарь чувствует потребность смены обстановки или хочет улучшить условия работы (уровень заработной платы), то он может перейти в другую организацию.

>>  Профессия Специалист по фотонике. Пример резюме

Довольно часто позиция секретаря-референта рассматривается в качестве трамплина для перехода на руководящую должность. В процессе работы помощник начальника получает опыт ведения дел и переговоров. Талантливый и целеустремленный референт может использовать этот бэкграунд для получения руководящей позиции.

Для работы секретарем-референтом необходимо отлично разбираться в тонкостях бизнес-процессов и документооборота, иметь навыки работы с офисной и компьютерной техникой, уметь вести телефонные и очные переговоры. Также важно располагать особым набором личных качеств:

  1. исполнительность;
  2. пунктуальность;
  3. организованность;
  4. опрятный внешний вид;
  5. хорошо поставленная речь;
  6. ответственность.

Поиск работы

Спрос на квалифицированных секретарей-референтов достаточно высокий. Практически каждый руководитель средней или крупной компании не может самостоятельно решать весь объем поставленных задач.

Ему необходим помощник, который возьмет на себя основную часть рутинной и бумажной работы.

Именно поэтому на специальных сайтах по трудоустройству с завидной регулярностью появляются открытые вакансии секретарей-референтов.

Для успешного трудоустройства важно особое внимание уделить своему резюме. Этот документ является визитной карточкой претендента на должность секретаря. Работники отдела кадров получают первичную информацию о соискателе именно из резюме.

Если указанный набор личных качеств, опыт, знания устраивают работодателя, то претендент получает приглашение на личное собеседование. Зачастую кадровики или будущий наниматель уделяют внимание и внешним данным потенциального секретаря-референта.

А это значит, что фотографию для резюме стоит выбирать осмысленно.

Источник: http://resumenator.ru/resume/sekretar-referent/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.